¿Cómo organizar un evento de forma exitosa? Sigue estos 5 pasos para conseguirlo.

Sabemos muy bien que al momento de realizar un evento no importa cuán simple o complejo sea, requiere una planificación y organización detallada. Desde la planificación de un presupuesto preciso hasta la promoción del evento en sí, hay una serie de componentes que debes comenzar a tener en cuenta para que el proceso sea lo más libre de estrés posible. 

El día de hoy nos vamos a concentrar en 5  pasos claves que debes tener en cuenta para la organización de un evento exitoso. Somos expertos en brindar educación especializada en esta área, por medio de nuestros diplomados y talleres en organización y gestión de eventos, con nuestros años de experiencia ya conocemos muchas de las estrategias que hacen que un evento empresarial o social salga perfecto y cumpla con las expectativas cumpliendo las exigencias actuales.

Con respecto a la organización vamos a brindar cuáles son los 5  pasos claves para iniciar con la planeación y ejecución exitosa de un evento.

Definir metas y objetivos del evento.

Antes de iniciar con toda la planeación y logística de un evento, ya sea de carácter empresarial o social, es de gran importancia poder definir qué objetivos generales y específicos deseamos alcanzar con el mismo.

¿Deseamos adquirir reconocimiento, vamos a realizar la promoción de algún producto o servicio, queremos generar integración dentro de nuestro círculo social o empresarial? Respondernos a estas preguntas nos permite determinar qué estrategia vamos a tomar para su ejecución.

Con tus metas y objetivos establecidos, puedes crear un alcance preliminar del evento. Tu alcance debe ofrecer detalles claves y señalar cómo lograrás los objetivos descritos. 

Desarrollar los objetivos y el alcance del proyecto preliminar te permite avanzar hacia las siguientes etapas de planificación.

Organización de presupuesto

Después de definir cuáles son tus objetivos generales y específicos, así como el tipo de evento que se va a realizar, es la hora de definir el presupuesto con el que podemos contar para poder organizar el evento.

En cuanto al rendimiento del presupuesto, es recomendable buscar proveedores que tengan variedad de productos para ofrecerte, se debe empezar a planificar los precios de los productos o servicios por rango de presupuesto específico, para comprender cómo se distribuirá tu presupuesto general. A medida que se vaya llevando a cabo la planeación es posible que existan modificaciones o puedan surgir irregularidades, por esto es de gran importancia estar actualizando el documento o formato donde llevamos la organización del mismo.

Organiza tu equipo de trabajo y crea un cronograma.

La clave general para el éxito de un proyecto, el alcance de un objetivo o la ejecución de un evento, sin duda alguna es la organización y el poder tener un equipo de trabajo capaz de trabajar de la mano para cumplir los objetivos planteados, cada uno cumpliendo de forma óptima el rol que se le ha otorgado dentro de su labor de trabajo.

Es necesario un equipo organizado para ejecutar la producción del evento, si se está  formando un equipo desde cero, es importante designar roles desde el principio para garantizar la responsabilidad. Todos los miembros del equipo deben informar a un gerente de proyecto que tenga visibilidad y conocimiento de todas las piezas en movimiento.

Para la organización eficiente de un equipo de trabajo debemos aprovechar y hacer uso de herramientas tecnológicas que nos permitan llevar mayor control de las tareas pendientes, por coordinar, realizadas y en ejecución. 

Algunas de estas herramientas son:

• Asana
• Trello
• Smartsheet

Después de tener un equipo de trabajo definido y haber otorgado los roles de trabajo a cada una de las partes correspondientes, es momento de organizar nuestra agenda y diseñar un cronograma donde podamos determinar, fechas, horarios, labores pendientes y a quien corresponde realizarlas, así podemos llevar toda la planeación de manera organizada y podremos obtener resultados óptimos cumpliendo nuestros objetivos para el evento.

Lugar y fecha

Dentro de la logística, el cronograma y la organización del evento se contempla claramente el lugar y la fecha del mismo. Este punto lo separamos y le brindamos mayor relevancia, ya que dependiendo de las decisiones que tomemos podremos evidenciar mejores resultados.  Elegir una fecha en la cual sepas que tu público objetivo puede asistir u organizarse sin inconveniente alguno.

Conseguir un lugar que pueda ofrecerte una oferta que se ajuste a tus necesidades en organización y presupuesto será clave. A medida que investigues y comiences a hablar con los representantes de varios lugares, haz tantas preguntas como sea posible para asegurarte de que encaje bien. (¿Es céntrico, hay transporte público para llegar?), acceso de las instalaciones, personal en el lugar… ¿Hay baños convenientemente ubicados en todo el recinto? ¿Cuál es la situación con el control de incendios y la respuesta a emergencias?

Promoción y mercadeo del evento

Dependiendo de los objetivos que tenemos planteados para nuestro evento, la promoción y el reconocimiento del mismo son de gran importancia.  El tener a nuestros invitados cómodos y satisfechos en el evento es clave, teniendo en cuenta que los ponentes invitados a menudo esperan recibir una compensación.

Crea una lista de patrocinadores que deseas que participen en tu evento. Antes de comunicarte con ellos, realiza una investigación para saber qué sacarán en positivo de participar. También debes asegurarte de que todos los patrocinadores potenciales aporten valor a tus asistentes. Además, antes de comunicarte con patrocinadores potenciales, tómate el tiempo para crear paquetes de patrocinio.

Ahora que ya sabes cuáles son los 5 pasos claves para la elaboración y ejecución de un evento exitoso, podrás poner en práctica lo aprendido y tener una guía mucho más clara para tu organización.

Con Caes Academy aprendes de forma profesional por medio de nuestro diplomado en organización y gestión de eventos como llevar uno de forma efectiva.