Las funciones de Excel más eficientes que te ahorraran tiempo y esfuerzo en tu trabajo.

El aprendizaje de Excel se ha convertido en una herramienta indispensable y prioritaria no solamente para profesionales, sino en general para la gestión y organización de cualquier área que requiera de control de datos y organización numérica, pues no son pocas las empresas que apuestan por un talento humano capacitado y versátil, y este programa brinda un impulso en las destrezas de cualquier persona al interior de una compañía.

Las grandes empresas en su mayoría requieren personas capacitadas que cuenten con un manejo intermedio dentro de esta plataforma como mínimo, ya que es clave para la gestión de los datos de forma eficiente y profesional

Dentro de las funciones más requeridas de la herramienta de Excel, tenemos en cuenta las hojas de cálculo que contienen múltiples celdas en las que podremos insertar datos numéricos, texto, alfanuméricos, además de fórmulas y funciones, de una manera rápida.

Con la hoja de cálculo se pueden realizar operaciones aritméticas con una gran cantidad de datos hasta cientos de miles. Para que una empresa funcione correctamente es importante que lleve sus datos al día, es importante conocer la evolución de la empresa, con gráficas, analizar las estadísticas, así como conocer la cartera de clientes que posee y almacenarla en una base de datos.

Cuanto mejor se conozcan los datos de la empresa, mejor será su funcionamiento y su control. El conocimiento de Excel te abrirá las puertas al mundo laboral, ya que en cualquier empresa son necesarios estos conocimientos, ya sea para el departamento de contabilidad, en administración, mercadeo o bien para poder mostrar los datos en gráficas y saber interpretarlos.

A continuación te mostramos las funciones de Excel más eficientes, las cuales sin duda alguna te van a ahorrar mucho tiempo y esfuerzo dentro de tu trabajo.

Pegado especial

Se hace uso de esta función únicamente cuando deseamos pegar ciertos datos en específico, Después de copiar una celda con Ctrl C, debemos pulsar Ctrl Alt V para pegar solo los elementos que nos interesen. Se realiza presionando en el teclado Ctrl+C para copiar, y para pegar Ctrl+Alt+V.

Promedio y cálculo de porcentajes

Dentro de las funciones de Excel más importantes encontramos el cálculo del promedio y de ciertos porcentajes, la función de promedio dentro de Excel se emplea para obtener la media de un conjunto de datos recogidos en una hoja de cálculo. 

El cálculo de porcentajes, así como lo indica su propio nombre de función, nos permite llevar este proceso de forma más rápida y precisa, se realiza mediante la ecuación cantidad/total = porcentaje. Por ejemplo, si una celda contiene la fórmula =10/100, el resultado de dicho cálculo es 0,1. Si después aplica formato de porcentaje a 0,1, el número se mostrará correctamente como 10%.

Concatenar

Esta función se utiliza para unir textos de diferentes celdas.

Por ejemplo, si en la columna A2 tenemos los nombres de determinados usuarios y en la B2 sus apellidos, y queremos que en una tercera columna se unan, debemos usar estar fórmula: =CONCATENAR(A2;” “;B2)

Arrastrar fórmulas de una celda a otra

La posibilidad de copiar o arrastrar una fórmula de Excel a varias celdas diferentes puede suponer un ahorro de tiempo considerable.

A continuación, para ello, hay que situarse en la celda que contiene la fórmula que deseamos copiar. Luego colocamos el cursor del ratón en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca una cruz (+). En ese momento, pulsamos el botón derecho del ratón y, sin soltarlo, arrastramos hacia las celdas que deseamos rellenar con esa misma fórmula. Al soltar el botón del ratón, la fórmula se habrá copiado automáticamente.

Inmovilizar paneles, filas y columnas

Con esta función se fija una parte de la hoja (paneles, la fila superior o la primera columna), para mantenerla siempre visible mientras nos desplazamos por el resto de la hoja.

En primer lugar, debemos elegir la parte de la hoja de cálculo que deseamos “congelar” y luego, en el menú superior, hacer clic en “Vista”, “Inmovilizar”. Con esta función se fija una parte de la hoja (paneles, la fila superior o la primera columna), para mantenerla siempre visible mientras nos desplazamos por el resto de la hoja.

BuscarV

Quizás sea la función más compleja de entender cuando comenzamos a aprender a utilizar Excel. Esta función permite encontrar el valor de una cadena de texto en una columna y devolver el valor de otra columna en la misma fila.

Los pasos para poder utilizarla son los siguientes:

1. El valor que desea buscar, también conocido como el valor de búsqueda.
2. El rango donde se encuentra el valor de búsqueda. Recuerde que el valor de búsqueda debe estar siempre en la primera columna del rango para que BUSCARV funcione correctamente. Por ejemplo, si el valor de la búsqueda está en la celda C2, su rango debería empezar con C.
3. El número de columnas del rango que contiene el valor devuelto. Por ejemplo, si especifica B2:D11 como el rango, B se debe contar como la primera columna, C como la segunda y así sucesivamente.
4. Opcionalmente, puede especificar VERDADERO si desea una coincidencia aproximada o FALSO si desea una coincidencia exacta del valor devuelto. Si no especifica nada, el valor predeterminado siempre será VERDADERO o la coincidencia aproximada.

Ahora coloque todas las respuestas anteriores de la siguiente forma:

=BUSCARV (valor de búsqueda; rango que contiene el valor de búsqueda; el número de columnas del rango que contiene el valor devuelto; Coincidencia aproximada (TRUE) o Coincidencia exacta (FALSE)).

Estas son algunas de las funciones más importantes que podemos encontrar dentro de la herramienta de Excel, sin duda alguna nuestro trabajo será mucho más pulido y eficiente gracias al uso de cada una de ellas.

Excel puede ser una herramienta clave para tu vida, no esperes más para convertirte en todo un experto de su uso y sacarle el máximo provecho.

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